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  1. 時間術・タイムマネジメント

時間がうまく使えないのはなぜ?

こんにちは。藤江です。

1日24時間。限られた時間をうまく使うためにムダな時間を減らしたいですよね。そして、できるだけ密度の濃い時間を過ごしたいと思います。

1つのことだけ取り組んでいればいい日もあるかもしれないですが、日々やることはたくさんあると思います。

お客様やクライアント対応して、事務作業をして、ブログを書いて、メルマガやLINEの原稿準備、テスト配信をしてから予約設定して。

物販業をしている人は商品の梱包や発送作業もありますね。

 

それから家事がある人もいると思いますし、お子さんがいる方はさらに決まった時間のお迎えや食事、就寝までやることがあると思います。

(目が回りそうでしょうか)

でももっとやりたいこともありますよね。

また、仕事や家族の時間は大事だけど、自分の時間も大事です。休息も取らないとパフォーマンスが上がりません。

…と頭ではわかっていても、そんな簡単にコトは進まず、時間の使い方が上手じゃないことに悩む人もいると思います。

時間をうまく使えていない理由ってなんでしょうか?時間の使い方の悩みの根本って何だと思いますか?

切り替えに時間がかかっている

時間の悩みは「切り替え」にあります。

ある日のあなたの一日を観察してもらうとわかりますが、時間に対して悩みがある人は「切り替え」に時間がかかっています。

無意識のうちに、私たちは一日の中で何十回もの「切り替え」をしています。

例えば、

  • 「セッション」から「事務作業」の切り替え
  • 「ブログのライティング」から「クライアントからの質問対応」の切り替え
  • 「既存顧客からの問い合わせ」から「新規の人からの問い合わせ対応」の切り替え

などですね。オンラインサロンを運営している人は、さらにサロンメンバーの日々の投稿の返信もあり、チーム運営している人はチームメンバーとのやり取りもあり。

日々たくさんの「切り替え」がありますね。

このブログはビジネスブログなので、今回は仕事切り替えについてとりあげていきますが、実際にはプライベートの中でも切り替え場面がありますね。(ご飯のメニューを決めたり、家族とLINEしたり、友達とLINEしたり)

 

タスク1の次にタスク2に入る時に3秒で切り替えられたら時間に悩まないはずです。どんどん予定がクリアしていっていることになるので。

これがタスク1からタスク2に入るのに3時間かかってしまったら、タスク2が終わる頃には夜です。「うわ!もう夜。ご飯の準備しなきゃ」

没頭して1日があっという間の場合は、あっという間の充実感がありますが、切り替えに時間がかかっている場合は、満足できない感覚が残りますよね。

切り替えがうまくいかない2つの理由

切り替えがうまくいかない理由は2つあります。過去の視点と未来の視点で見ていきます。

  • 過去に引っ張られている
  • 次のタスクが大きすぎる

 

過去に引っ張られている

切り替えがうまくいかない理由の1つ目は、過去に引っ張られてしまっているからです。

過去と言っても遠い昔のことだけではなく、さっきまでのことや昨日までのことも含みます。そんな過去に引っ張られて、今から取り掛かることとは関係のないことをついつい思い出してしまっていませんか?

その思い出していることは言い換えると“感情”とも言えて、思い出しているのは出来事のようで、感情を引き出してしまっています。

「さっきのあの対応、ダメダメだったな…」「昨日のあの人、何であんなイヤな対応したのだろう?」「うわ~、この事務作業、前もやったけどめんどくさんだよね」などなど。

感情がぐるぐるして、気が付いたら時間が経過しているという。

また、ネガティブな感情に引っ張られるのはイメージ付きやすいと思いますが、ポジティブな感情にも引っ張られることもあります。仕事で得られた高揚感や興奮がおさえられず、どうも足が地についていないようなふわふわした感覚で、いっこうに目の前のことを始められないこともあり得ます。

ポジティブな感情が「切り替え」にうまく作用していたらそれは何よりですが、そうではないパターンもあるんですよね。

次のタスクが大きすぎる

切り替えがうまくいかない理由の2つ目は、次に取り掛かるタスクが大きすぎるからです。

例えば「ブログを書く」タスクを予定していたとします。でも「ブログを書く」ではざっくりすぎるんですね。これではPCを開いて、さてどうしよう?何を書こう?と思っているうちにどんどん時間が経過してしまいます。

そうではなく「●●についてのブログの冒頭文と、項目を書き出す」くらいまで細かくしておきたいです。すでに書き始めているブログ記事なら「今日は500文字書く」とかでもいいですね。

 

ということで、いつもタスクを細分化して感情に振り回されないようにうまくやっていきましょう!と言いたいところですが、私たちはロボットではないのでそんな簡単にはいかないんですよね。

ではどうしたらいいか?はこちらの記事で…✎

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